Stress voorkomen; wat u als manager kan doen

Stress voorkomen staat gelijk aan het reduceren van verzuimdagen en het verbeteren van de productiviteit.  Dat staat als een paal boven water.  Mensen die relaxed kunnen werken, presteren meer in kortere tijd en leveren werk van betere kwaliteit.  De lijst aan onderzoeken die dit uitwijzen is ellenlang.

Stress voorkomen, wat kan een manager doen

Telkens het onderwerp ter sprake komt, heb ik de gewoonte managers te vragen wat zij eraan doen, binnen hun team, om dit probleem aan te pakken.  De antwoorden zijn bijna steeds een teleurstelling.  Ze gaan van het organiseren van sessies met een mindfullness specialist tot het houden van trainingen.  Met andere woorden, ze doen niets, ze laten anderen iets doen.  Je kan het ze ook moeilijk kwalijk nemen.  Om stress te voorkomen, moeten we immers eerst begrijpen wat onze medewerkers stress bezorgt en daar zijn de meeste managers niet op getraind.

Begrijpen wat mensen stress bezorgt

We denken allemaal – of toch bijna allemaal – dat we onze medewerkers geen stress bezorgen.  Dat idee vindt meestal zijn oorsprong in ons eigen draagvermogen, veeleer dan in een objectieve analyse van onze situatie.  Zelfs wanneer we de vraag open aan onze medewerkers stellen, is de kans klein dat we een eerlijk antwoord krijgen.  We vragen hen immers om ons recht in ons gezicht negatieve feedback te geven.  Sommigen zullen dat inderdaad kunnen en willen doen, maar het merendeel zal dit zeker niet doen.

Om u op weg te helpen bieden we u de vijf belangrijkste stress factoren die mensen ervaren van hun managers.  Deze top vijf werd opgemaakt op basis van de vele bevragingen hieromtrent die we doen bij coachings, trainingen en lezingen over dit onderwerp.  Het geeft weer wat uw medewerkers ervaren, ook al ziet u dit zelf niet zo.  We koppelen er meteen een reeks tips aan om die stress factoren te voorkomen of te verhelpen.  We blijven in dit artikel weg van de werkomstandigheden (waar ook een reeks van stresserende factoren in zitten) en beperken ons tot de vijf belangrijkste punten waar u als manager zelf greep op heeft.

1 Communicatie

Met stip op nummer een; communicatie is zowat het belangrijkste onderwerp voor iedereen op elke werkvloer.  Alle social media toepassingen versterken dit alleen maar. Communicatie is de lijm die teams, organisaties, naties of welke vorm van groep dan ook samen houdt.  Hoe beter de communicatie, hoe sterker de groep.  Hoe sterker de groep, hoe sterker de individuen erin worden.

Maar wat is dan een goede communicatie?  Om een pragmatisch criterium te gebruiken, kunnen we stellen dat een goede communicatie (binnen deze scope) een communicatie is die haar doel bereikt en iedereen binnen het zelfde kader laat denken en werken.  Met andere woorden, er dient een heldere door iedereen gedeelde communicatiestructuur aanwezig te zijn die mensen toelaat waarheid van geruchten te onderscheiden. Enkel op die manier kan u deze stress voorkomen

In de dagdagelijkse realiteit, of het nu op de werkvloer of in de kantoren is, ervaren mensen dat communicatie zelden gericht gebeurt.  Het is een mengeling van geruchten, individueel gehoorde zaken en doorvertelde zaken.  Bij de meeste organisaties vormt het ontbreken van communicatiestructuren -zeker op team-niveau – een rijke voedingsbodem voor geruchten, halve waarheden, interpretaties en roddels.  En al deze zaken spreken elkaar vaak tegen.  Dat is een enorme bron van stress.  Er is te veel informatie, zonder standaard om fout of correct aan af te meten.

Mensen geloven steevast datgene wat ze het meest geloofwaardig achten, zolang er geen officiële waarheid is. (En een officiële waarheid, is die waarheid die de groep deelt en geloven kan).  Hier kan u als manager veel aan doen.  U kan zorgen voor een dagelijks werkoverleg, een regelmatige briefing (dit kan allemaal ook via een Skype meeting van enkele minuten, indien u met een gedecentraliseerd team werkt of bijvoorbeeld een verkoopteam).  U kan ervoor zorgen geen mensen afzonderlijk van iets in te lichten, maar dit steeds in teamverband te doen.  U kan zorgen voor geschreven communicatie (verslagen van teammeetings enz…) en wat dacht u van een digitale valven, een prikbord waar alle officiële zaken op staan en waarnaar u steeds kan verwijzen.

2 Emotionele veiligheid

Werkzekerheid – of beter, inkomenszekerheid – is voor iedereen steeds belangrijker.  We leven in een economie die snel moet kunnen schakelen.  Omstandigheden veranderen vaak snel.  Aangeleerde skills zijn vaak onvoldoende, kosten sturen bedrijven soms ongewenste richtingen uit…

Velen voelen zich niet veilig binnen deze omgeving.  Natuurlijk kan u de wereld niet veranderen en evenmin kan u mensen de zekerheid geven dat u ze nooit zal ontslaan.  Maar wel kan u zorgen voor voldoende emotionele veiligheid voor elk van uw medewerkers.  Ervaring leert dat dit een uitstekende remedie is.  Hoe pakt u dit aan?  Ik geef u enkele in de praktijk geteste tips mee die deze stress voorkomen:

• Neem minstens tweemaal per maand de tijd om persoonlijk en formeel met elk van uw mensen te spreken.  Bespreek hun functioneren (positief en negatief) en maak er steeds een formeel verslag van.  Dat geeft mensen een duidelijk beeld van hoe de organisatie hen ziet, van wat er van hen verwacht wordt en of en hoe ze aan die verwachtingen (kunnen) voldoen.
• Houdt u aan duidelijke uitdienst processen.  Kies bijvoorbeeld voor een drie fasen aanpak, waarbij u begint met een waarschuwing, in een tweede fase een verwittiging gekoppeld aan een begeleiding en pas nadat dat genegeerd werd kan u tot ontslag overgaan.  Veel bedrijven hebben wel een dergelijke aanpak, maar managers volgen deze zelden.  Het is nochtans een belangrijk instrument om mensen een stukje emotionele veiligheid te bieden.
• Zorg ervoor dat bij elke teammeeting iedereen aan het wordt komt.  Ga de tafel rond en vraag iedereen om de uitdagingen waar ze voor staan te vertellen binnen de groep.  Zo kan niemand zich genegeerd voelen, en weet iedereen dat ook anderen hun moeilijkheden kennen.
• Neem elke teammeeting de tijd om de resultaten, de status en de perspectieven van uw organisatie te bespreken.  Doe dit eerlijk en open.  Zo bekomt u begrip, meer medewerking en misschien zelf nieuwe ideeën.

3 Duidelijkheid

Een derde verzuchting is duidelijkheid.  Duidelijkheid over zowat alles ontbreekt vaak binnen organisaties.  In matrix structuren, waarbij mensen aan meerdere mensen rapporteren – zeker binnen projectgerichte organisaties – is onduidelijkheid van wat voorrang heeft de nummer één bron van stress.  Maar ook binnen meer traditioneel opgezette organisaties ontbreekt het vaak aan duidelijkheid over tal van zaken.

Welke klanten hebben voorrang?  Welke klachten moeten eerst bekeken worden?  Wie is de eindverantwoordelijk voor dit of dat project?  Wie beslist uiteindelijk over wat?  De vragen zijn legio. Dit erkennen en oplossen kan stress voorkomen.

Voorkom deze bron van stress door verantwoordelijkheid te nemen en door duidelijke antwoorden te bieden.

Vaak zijn die zaken voor u even onduidelijk dan voor uw medewerkers.  Wees dus voorzichtig met antwoorden.  Het erkennen van de onduidelijkheid en de belofte dat u het intern opneemt is dan ook prima, mits u dit ook effectief en binnen een redelijke termijn doet (laten we zeggen binnen de week).  Zo helpt u niet alleen uzelf en uw medewerkers, maar helpt u ook de organisatie om processen te verbeteren en structuur aan te brengen, daar waar de zaken onduidelijk zijn.

4 Eerlijkheid

Tal van mensen hebben het gevoel dat men niet eerlijk tegen hen is, dan men situaties en omstandigheden rooskleurig of donkerder voorstellen gaat afhankelijk van omstandigheden, dat men mondeling zaken afspreekt en ze dan niet wenst na te komen, dat informatie op maat gegeven wordt, met andere woorden dat ze gemanipuleerd worden.

En, indien we eerlijk zijn, bezondigen we ons daar allemaal aan.  Proberen de ‘vrede’ te bewaren in het moment en dan, wanneer zaken escaleren, tijd maken om ‘die brug’ over te steken.  Binnen de drukte en omstandigheden waarbinnen veel managers moeten werken is deze aanpak begrijpelijk.  Maar om een stressvrije werkomgeving op te bouwen is het steeds belangrijk om eerlijk en onomwonden de waarheid te vertellen en deze niet uit de weg te gaan.  Zowat alle tips hierboven kunnen daaraan bijdragen.

5 Consistentie

Op nummer vijf vinden we het begrip consistentie.  Dat sluit aan bij alle vorige punten, maar waar vorige punten vaak breder gaan, is dit op de persoon van de manager zelf gericht.  Managers hebben de neiging zich snel aan te passen aan de noden en omstandigheden van een organisatie.  En dat moeten ze ook kunnen.  Alleen, deze snelle wisseling gaan vaak ten koste van een consistentie in aanpak.

Waar een manager perfect begrijpt waarom deze of gene koerswijziging nodig is, staan onze medewerkers vaak met open mond te kijken naar de bochten die we nemen.  Ze ondergraven onze geloofwaardigheid en bezorgen onze teams pakken stress en onzekerheid.

U kan dit nochtans perfect voorkomen.  De omstandigheden en noden van de organisatie kunnen wijzigen, maar onze waarden en manier van aanpak kan perfect gelijk blijven.  Ook voor dit issue kan u probleemloos alle bovenstaande tips gebruiken.

U bouwt consistentie op door afspraken te formaliseren (verslagen), door een communicatiestructuur op te zetten en consistent te gebruiken, door duidelijkheid te scheppen en door op elk moment eerlijk en correct afspraken te volgen.  Moet u toch buiten afspraken treden, doe dat dan correct, direct en eerlijk.  Geef aan waarom dit moet en wat de gevolgen zijn indien u het niet doet.  Maak duidelijk wat de keuzes zijn en waarom u voor een bepaalde aanpak kiest.

Mensen zullen mogelijk niet blij mee zijn, maar u heeft op deze manier wel een pak onzekerheid en stress voorkomen.

Stress voorkomen, weerbaarheid opbouwen

Met deze zaken kan u al een berg stress aanpakken zonder dat u moeilijke of vreemde zaken moet doen.  En natuurlijk zijn er nog andere factoren die meespelen wanneer we stress voorkomen als doel hebben.  Werkomstandigheden, opleiding, collega’s, stress vanuit de privésfeer….   Ondanks dat, komen deze vijf punten allemaal voor in de top zeven van stressfactoren op het werk die mensen aangeven.  U komt er dus een heel eind mee. Naast het voorkomen van stress factoren, kan u mensen ook een handje helpen door een grotere weerbaarheid op te bouwen. Maar dat is een topic voor een volgend artikel.

Meer info over leiderschap? Nood aan antwoorden? Contacteer ons!